Un gain de productivité passe inévitablement par une organisation plus pertinente des tâches que tu as à accomplir. Ce n’est qu’en programmant intelligemment ta journée que tu pourras être plus efficace.
Pour ce faire, tu as la possibilité de recourir à diverses méthodes qui ont fait leurs preuves :
• La méthode GTD (« Getting Things Done ») : développée par David Allen, cette méthode accessible à tous se démarque par sa simplicité de mise en œuvre.
Elle se déroule en 5 étapes :
▶Collecter : tu vas devoir établir de manière exhaustive une liste de toutes les tâches que tu dois réaliser, sans les hiérarchiser ou les classer.
Le but est de te libérer l’esprit du poids occupé par tout ce que tu stockes dans un coin de ta tête, alors vas-y franchement : « relire et ficher mon cours, construire un plan pour mon exposé, préparer mon prochain TD, acheter des post-it… » tout est bon à prendre, les idées ne sont pas des engagements.
▶Clarifier : parmi toutes les idées collectées, effectue un tri pour définir leur nature. « Est-ce que je peux associer une action à chaque idée ? » « Cette action est-elle prioritaire ? » Si ce n’est pas le cas, élimine, reporte ou archive ton idée.
Si cette tâche est importante, demande-toi si tu peux la réaliser en moins de 2 min. Si oui, alors exécute cette tâche immédiatement. Dans le cas contraire, tu passes à l’étape suivante.
▶Organiser : tu vas devoir classer et hiérarchiser tes tâches dans un planning en fonction de leur importance, de leur degré d’urgence, en indiquant leur ordre de priorité, le temps nécessaire à leur réalisation et pour quel résultat tu les effectues.
▶Réviser : il est important de faire le point régulièrement pour réévaluer la liste de tâches et leur priorisation ou pour vérifier ton système d’organisation qui doit être clair, complet et à jour.
▶Exécuter : le temps est venu de réaliser les tâches en te référant au planning que tu as défini. Si tu n’as pas le temps de traiter une urgence, tiens bon et reprend la méthode depuis l’étape 1, évalue son degré d’urgence et le temps nécessaire pour la réaliser.
• La méthode TIO (« Touch It Once ») : cette technique se base sur le principe suivant : « Pour ne pas perdre de temps inutilement, on ne doit toucher qu’une seule fois à nos tâches ».
Autrement dit, aussitôt qu’une tâche se manifeste, tu dois immédiatement déterminer ce que tu veux en faire : Doit-je la traiter dans l’immédiat ? La planifier pour plus tard ? La supprimer ?
En prenant la décision immédiatement, non seulement tu gagnes du temps mais tu assainis également ton travail car tu réduis le nombre de tâches en attente.
• La méthode du sandwich : la technique idéale, non pas pour casser la croûte, mais pour pallier les deadlines que tu te fixes trop artificiellement. C’est déjà très bien si tu prends l’initiative de te fixer des deadlines pour remplir tes objectifs mais l’idée est de rendre la date butoir plus réelle et moins arbitraire.
Cela va consister pour toi à caler tes tâches entre deux activités auxquelles tu ne peux pas échapper. Par exemple, si tu as un temps mort entre deux cours, profites en pour rédiger une fiche d’arrêt.
Ces techniques constituent un premier outil pour t’aider à t’organiser, à toi de te les approprier. Si tu veux aller plus loin, il est conseillé de faire ce travail de planification de manière alignée, c’est-à-dire, de manière stratégique. Vois ça comme des dominos, lorsqu’un domino est renversé, il est capable d’en renverser un autre qui fait x1,5 sa taille.
À l’image d’un domino de 5 cm qui peut sembler insignifiant au début, ce sont tes premières actions, aussi petites soient-elles, qui amorcent un processus qui te permettra de réaliser des choses bien plus grandes.
